ИИ-помощник

Вход в SokOffice

SokOffice работает через единый вход SSO. Нажмите «Войти» — откроется корпоративная страница авторизации, где нужно указать email и пароль вашего аккаунта. Если администратор подключит внешних провайдеров входа, они появятся на той же странице.

• После первого успешного входа аккаунт создаётся автоматически — отдельная регистрация не нужна.
• Вам назначается библиотека «Моя библиотека» и тариф по умолчанию.
• При первом заходе в рабочее пространство автоматически запускается обучающий тур из 15 шагов. Его можно пропустить и позже открыть заново через «Помощь» → «Обучающий тур».

Первый документ

Выберите библиотеку в списке слева, затем в панели «Документы» откройте меню у заголовка и выберите нужное действие:

1. «Новый документ» — пустой текстовый документ, готовый к редактированию.
2. «Создать Kanban-доску» — канбан с выбором одного из 12 готовых шаблонов.
3. «Рисование схем» — полотно для рисования (Excalidraw).
4. «Создать календарь» — календарь встреч с категориями и цветами.
5. «Загрузить файл» — импорт документа с диска.
6. «Загрузить из интернета» — импорт публичной веб-страницы по ссылке.

Приглашение коллег

Нажмите иконку приглашения у библиотеки и укажите email. Приглашать можно только зарегистрированных пользователей с подтверждённым адресом; повторные приглашения и приглашения владельцу библиотеки пропускаются автоматически.

Если коллег много, соберите их в команду — тогда доступ к библиотеке выдаётся всей группе одним действием, а не по одному человеку. Команду создают в разделе «Команды» через иконку в верхней панели рабочего пространства: указываете название и добавляете участников по email. В окне приглашения появляется блок «Пригласить команду» — выбираете команду, и все её участники получают доступ сразу.

С чего стоит начать

• Опишите задачу или регламент в текстовом документе — ИИ-помощник сразу получит к нему доступ.
• Загрузите PDF или DOCX и попросите ИИ сделать из него редактируемый документ.
• Соберите доску задач по шаблону «Разработка» и закрепите на ней приоритеты.
• Создайте календарь встреч команды и перетащите в него события из задач.

Типы документов

Загрузка файлов

Максимальный размер загружаемого файла — 20 МБ. Тип файла определяет то, как он откроется в редакторе.

Текстовые файлы — открываются сразу как редактируемые документы

Исходники кода и текстовые форматы (.py, .js, .ts, .java, .sql, .yml, .sh, .md, .txt и другие) распознаются как Markdown и превращаются в полноценный текстовый документ, который можно править, форматировать и обсуждать с командой.

Бинарные файлы — открываются как предпросмотр

PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, XLSM, а также изображения JPG, PNG, WEBP и SVG показываются в режиме просмотра: PDF — встроенным просмотрщиком, Word — через docx-preview, Excel — таблицей. При этом сервер распознаёт текст файла (включая OCR для изображений) и передаёт его ИИ-помощнику, чтобы по загруженному документу можно было задавать вопросы.

Сделать файл редактируемым

Для бинарного файла доступна кнопка «Сделать редактируемым». SokOffice создаёт полноценную текстовую копию на основе уже распознанного текста, без повторной конвертации. Исходный файл при этом скрывается из дерева документов и остаётся доступным только через панель «Ресурсы» созданной копии — там его можно просмотреть и скачать. Удаление и восстановление работают симметрично: если удалить одну из пары, удаляется и вторая.

Совместное редактирование

Текстовые документы редактируются в реальном времени: правки, курсоры и выделения других участников видны сразу, без нажатия «Сохранить». Процесс называется «черновик» — пока он не сохранён, сервер не фиксирует изменения в документе.

Совместная правка требует, чтобы в библиотеке было минимум два участника. Отмена действий (Ctrl+Z / Ctrl+Y) возвращает только ваши собственные правки, а не чужие. Историю сохранённых версий документа можно посмотреть и восстановить через иконку часов в режиме правки.

Возможности редактора

• Форматирование: заголовки, списки, цитаты, выделение цветом, подчёркивание, выравнивание, типографика.
• Таблицы с контекстными кнопками вставки строк и столбцов.
• Чек-листы прямо в тексте.
• Изображения — перетаскиванием или через меню «/», до 5 МБ.
• Диаграммы Mermaid: LLM может отдать блок ```mermaid```, он отрисуется в документе.
• Блоки кода с подсветкой синтаксиса и выбором языка.
• Вкладки вида === "Заголовок" — переключаемые блоки внутри документа.
• Режим исходного Markdown: просмотр и правка исходника с точным обратным преобразованием.

Организация библиотеки

• Папки с вложенностью любой глубины.
• Перетаскивание документов и папок мышью — в другую папку или в корень.
• Переименование двойным щелчком прямо в дереве.
• Корзина: удалённые документы и папки можно восстановить; «Очистить корзину» удаляет их безвозвратно вместе с файлами в хранилище.

Доступ и публичные ссылки

• Иконка «глобус» в заголовке документа выдаёт публичную ссылку для чтения без входа — ею можно поделиться с кем угодно.
• Повторное нажатие копирует ссылку или отключает её.
• Поддерживаются все четыре типа документов, кроме скрытых бинарных исходников.
• Библиотеку и отдельные документы можно перевести в режим «только чтение» — снимает это только администратор.

Поиск

Полнотекстовый и смысловой поиск работает через ИИ-помощника: достаточно спросить его в чате обычным языком, и он найдёт нужный документ по содержанию, а не только по названию.

Что такое доска задач

Доска задач в SokOffice — это полноценный kanban: работа идёт по карточкам, которые перетаскиваются между колонками (обычно «Открыто», «В работе», «Закрыт»). В интерфейсе она создаётся пунктом «Создать Kanban-доску» и является отдельным типом документа наравне с текстовым документом, схемой и календарём.

Создание доски

Доска задач создаётся из меню «Документы» или контекстного меню в дереве. Мастер из трёх шагов: название (до 255 символов), описание и выбор шаблона.

Шаблоны

Доступно 12 готовых наборов колонок и меток под типовые процессы:

Карточки

Каждая карточка может содержать:

• Заголовок и описание в формате Markdown.
• Теги из настраиваемого каталога с цветом — отображаются чипами на карточке.
• Чек-лист с отметкой выполнения.
• Вложения — ссылки на другие документы SokOffice. Если у вас нет доступа к документу, вложение помечается как ограниченное.
• Отметка архива — чтобы убрать карточку из рабочего вида, не удаляя её.

Колонки и работа с доской

• Колонки создаются, переименовываются и удаляются; порядок карточек задаётся перетаскиванием.
• Перетаскивание карточек между колонками работает на компьютере; на телефоне доступен текстовый вид доски.
• Фильтры по тегам, «только мои карточки» и показ архивных — работают поверх доски, не меняя её содержимое.
• Все изменения сохраняются автоматически: кнопки «Сохранить» у доски нет.

Совместная работа

Доска использует ту же модель сессий, что и текстовые документы: режим просмотра, закреплённый редактор или одновременная работа нескольких участников. Перетаскивание карточек видят все участники сессии в реальном времени.

Что такое схема

Документ типа «Схема» — это полотно для рисования на основе Excalidraw. В нём удобно набросать архитектуру, бизнес-процесс, схему взаимодействия или макет интерфейса прямо внутри SokOffice, без внешних инструментов.

Как рисовать

1. Откройте схему и нажмите «Редактировать».
2. Выберите инструмент и рисуйте. Схема открывается в режиме просмотра — рисование включается явно.
3. Горизонтальную прокрутку полотна выполняйте колёсиком мыши или инструментом «Рука» (клавиша H). Масштабирование — стандартное сочетание клавиш браузера.
4. Когда готово, нажмите «Сохранить». Кнопка «Отмена» возвращает вас к последней сохранённой версии.

Инструменты

Поддерживается выделение нескольких элементов сразу и общая панель свойств для них. При совместной работе над схемой подключается указка, чтобы показать конкретный элемент собеседнику.

Как сохраняется

В отличие от досок задач и календарей, схема сохраняется явно — одной кнопкой. Это осознанное решение: сцена сохраняется целиком, и автоматическая запись при каждом штрихе мешала бы рисованию. Последняя версия всегда доступна сразу после «Сохранить», а отменённые правки можно перерисовать.

Совместная работа

Схема участвует в общей модели сессий: в режиме просмотра её смотрит несколько человек одновременно, в режиме правки — один участник либо несколько при совместной сессии.

Ограничения

• Изображения сохраняются внутри файла сцены, поэтому схема со множеством картинок может быть большой.
• ИИ-помощник не читает содержимое схемы: он видит только название документа. Описывайте схему текстом рядом, если хотите обсуждать её с ИИ.
• Выгрузка сцены доступна как файл; печать и экспорт в PDF/DOCX — через экспорт документа.

Создание календаря

Календарь создаётся из меню «Документы» или контекстного меню в дереве. При создании в него добавляются три стандартные категории: «Встречи» (синий), «Личное» (зелёный) и «Важное» (красный) — их можно переименовать, перекрасить или удалить.

События

Создать событие можно кликом по свободному дню в месячном виде или кнопкой создания в панели инструментов. У события есть:

• Название и описание в формате Markdown.
• Место проведения.
• Дата и время начала и окончания, либо флажок «весь день» для событий без конкретного времени.
• Категории — их можно указать несколько сразу, чтобы событие отображалось сразу несколькими цветами.
• Вложения — ссылки на другие документы SokOffice.

Виды отображения

Вид по умолчанию задаётся в настройках календаря. Событие можно перетащить на другой день — время начала сохранится.

Сохранение и общий доступ

• Изменения сохраняются автоматически, кнопки «Сохранить» нет — по завершении работы нажмите «Готово».
• Публичная ссылка открывает календарь в режиме просмотра: видна месячная сетка и плоский список ближайших событий.
• В одном календаре может быть до 2000 событий.
• Удаление события необратимо и требует подтверждения.

Чего пока нет

В текущей версии не поддерживаются повторяющиеся встречи, напоминания, приглашения участников внутрь события, импорт и экспорт в формате iCal, наложение нескольких календарей и сенсорное управление на телефоне.

Как работает чат

Панель чата находится рядом с открытым документом. Ответ приходит потоком — его можно остановить кнопкой отмены, не дожидаясь конца генерации. История диалога сохраняется и привязана к библиотеке: при переключении документа загружается свой диалог.

Можно держать открытыми до пяти вкладок чата с разными документами. Закрытые диалоги не пропадают — они попадают в архив, и любой из них можно продолжить в один клик.

Что умеет ИИ

Поиск

Поиск работает по смыслу, а не только по названию: SokOffice сопоставляет обычный вопрос с содержимым ваших документов. Можно искать и напрямую по названию файла — для этого задайте запрос вроде «найди файлы с названием протокол».

Правка документов

ИИ умеет не только переписывать документ целиком, но и вносить аккуратные точечные изменения: вставить абзац после нужного места или заменить конкретный фрагмент. Это безопаснее полной перезаписи: остальной текст документа остаётся нетронутым. Если документ изменился, пока ИИ готовил правку, операция аккуратно отклоняется, а не применяется поверх чужих изменений.

Диаграммы и таблицы

• Попросите ИИ нарисовать процесс или схему данных — он ответит блоком с диаграммой Mermaid, которая отрисуется прямо в сообщении и её можно вставить в документ.
• Ответы содержат готовые таблицы в Markdown — их можно скопировать в документ одним действием.
• Если нужны расчёты, ИИ может выполнить код в изолированной среде: без доступа в интернет, к базе данных и к хранилищу файлов.

Какие модели доступны

Администратор подключает модели — локальные (Ollama, vLLM) и облачные, совместимые с OpenAI. Если основная модель недоступна, SokOffice автоматически переключается на резервную. Набор доступных вам моделей зависит от вашего тарифа, поэтому список и возможности могут отличаться.

Лимиты и тарифы

Расход токенов учитывается по календарному месяцу и отображается в профиле вместе с тарифом и занимаемым местом. Когда лимит исчерпан, новые запросы к ИИ временно не выполняются — остальная работа с документами продолжает работать. Подробности о тарифах и доступных моделях можно уточнить у администратора.

Как получить хороший результат

1. Откройте нужный документ перед вопросом — ИИ знает, о чём идёт речь.
2. Описывайте результат, а не процесс: нужен короткий раздел для презентации, а не пересказ документа.
3. Длинные правки просите по частям — результат будет точнее и его проще проверить.
4. Проверяйте итог: ИИ может ошибиться в фактах и цифрах, особенно в расчётах по вашим данным.

Что такое команда

Команда — это группа сотрудников, которой удобно давать доступ к библиотекам. Вместо того чтобы приглашать каждого по отдельности, вы приглашаете всю команду одним действием.

Создание и состав

1. Откройте «Команды» через иконку в верхней панели рабочего пространства.
2. Создайте команду и задайте ей название.
3. Добавьте участников по email — добавляются только зарегистрированные пользователи с подтверждённым адресом.
4. Удалить участника или всю команду можно в том же разделе.

Приглашение команды в библиотеку

В окне приглашения есть блок «Пригласить команду». Выберите команду — и все её участники получат доступ к библиотеке одним действием. Те, у кого доступ уже есть, а также владелец библиотеки, будут пропущены: отчёт о приглашении покажет, сколько людей присоединилось, а кого пропустили и почему.

Права доступа

Режим «только чтение» можно включить на библиотеке целиком или на отдельном документе — такой документ остаётся доступным для чтения, но изменить его нельзя. Снимает этот режим администратор.

Что учитывается

• Приглашения, создание и удаление команд фиксируются в журнале действий.
• Действия в рабочей области выполняются от вашего имени — ИИ-помощник и операции над документами доступны в рамках ваших прав.
• Резервная копия и хранение файлов относятся ко всей библиотеке, а не к отдельному участнику.